Kommunedirektøren er overordnet behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i Nord-Odal kommune. Det er ledernivåene som har det daglige ansvaret for å oppfylle behandlingsansvarliges plikter.  

Databehandleravtaler mellom Nord-Odal kommune og leverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven, og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med regelverket.

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med saksbehandling innenfor kommunens forvaltningsområder,. Dette er når vi yter kommunale tjenester, ved bruk av digitale skjema og innlogging på våre nettsider (se mer informasjon under). I noen tilfeller behandles personopplysningene dine for å oppfylle en avtale med deg.

Behandlingen skal skje innenfor de lover og forskrifter som regulerer våre offentlige plikter. Dette gjelder blant annet forvaltningsloven, arkivloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester, helseregisterloven, opplæringsloven og den mer generelle personopplysningsloven som igjen inneholder den europeiske personvernforordningen. 

I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller skal du få informasjon om behandlingen før samtykket avgis. Dette kan for eksempel være i forbindelse med velferdsteknologi, spørreundersøkelser, konkurranser, bruk av bilder, markedsføring eller annet. Et samtykke kan alltid trekkes tilbake ved at du tar kontakt med kommunen.

De vanligste personopplysningene vi behandler er navn, fødselsnummer, adresse, e-post og telefonnummer sammen med de opplysningene som er nødvendige for å behandle saken din. Dersom det er av betydning for saken behandles også opplysninger om barn, ektefelle eller samboer.

For helse- og omsorgsetaten og oppvekst- og kulturetaten behandles også opplysninger om helse- og personlige forhold.

I oppvekst- og kulturetaten behandles også opplysninger om elevenes bruk av kommunens digitale verktøy

Vi henter opplysninger fra deg direkte når du søker om en tjeneste eller melder en sak eller lignende. I enkelte tilfeller kan du samtykke til at vi innhenter ytterligere opplysninger på vegne av deg, fra for eksempel NAV, skattemyndigheter eller andre nasjonale registre.

For å yte lovpålagte tjenester innhenter vi i enkelte tilfeller opplysninger fra Folkeregisteret, for eksempel for å tilby skole- og helsestasjonstjenester til barn. Kommunen har da egen lovhjemmel for å innhente slike opplysninger.

Nord-Odal kommune benytter egne fagsystemer tilpasset den enkelte etat for å gjøre saksbehandling eller dokumentere at det utføres tjenester.

Opplysningene ligger i systemet så lenge din sak er aktiv, for eksempel så lenge vi yter deg tjenester eller behandler din sak. Etter dette overføres opplysningene som regel sammen med saken til arkivet for å kunne dokumentere hvilke tjenester du har fått, eller hva som har skjedd i saken din. Se mer under om lagringstid.

Det er kun ansatte i kommunen med tjenstlig behov som har tilgang til dine opplysninger. Dette er som regel kun ansatte som jobber med saken din eller grupper av ansatte som yter deg tjenester.

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. De ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt samtykke til dette.

I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene vi innhenter og bruker i vår saksbehandling er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Kommunen har et eget internkontrollsystem som følger opp dette:

  • Vi sørger for at kun ansatte som har et tjenstlig behov for det, får tilgang til opplysningene om deg.
  • Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
  • Vi sørger for at personopplysningene er tilgjengelige for ansatte når disse skal utføre sine arbeidsoppgaver for å gi deg en best mulig tjeneste.
  • Vi revurderer våre rutiner regelmessig slik at sikkerheten til enhver tid er så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette opp.
  • De ansatte i kommunen skal gjennomgå opplæring i informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger.

Vi utleverer ikke dine opplysninger til andre, med mindre du har samtykket til det, eller i tilfeller der kommunen har egen lovhjemmel til slik utlevering.

Kommunen benytter eksterne leverandører til fagsystemer og andre systemer som behandler personopplysninger. I slike tilfeller inngås det databehandleravtale med leverandøren som regulerer sikkerheten rundt behandlingen av personopplysninger for å sikre at personvernet blir ivaretatt. En databehandler kan aldri se eller behandle dine personopplysninger til egne formål.

Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med innhentingen og i henhold til interne prosedyrer på dette.

Arkivloven bestemmer ofte at lagring er nødvendig også utover det opprinnelige formålet. Det skal i slike tilfeller treffes ekstra sikkerhetstiltak for å beskytte opplysningene.

Dersom grunnlaget for behandlingen ikke lenger er tilstede skal opplysningene slettes. Dette gjelder for eksempel dersom du trekker et samtykke tilbake.

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre enheter og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har registrert om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Det er nødvendig at du legitimerer deg før vi kan behandle din innsynsbegjæring. Den enkleste måten å be om innsyn på er å bruke skjemaet innsynsbegjæring,

Du kan kreve at feil blir rettet

I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette så raskt som mulig.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel Regnskapsloven og Arkivloven. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at disse blir slettet.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Det er etablert felles personvernombud for flere kommuner i Kongsvingerregionen. Kongsvinger kommune er vertskommune for samarbeidet.

Personvernombudet er rådgiver for kommunen slik at personopplysninger behandles på en trygg måte i tråd med personvernregelverket. Personvernombudet skal også bistå innbyggerne med å ivareta sine rettigheter.

Kontaktinformasjon til personvernombudet:

Marie Skarstad

e-post: personvernombud@nord-odal.kommune.no

Digitale skjema

Når du fyller ut digitale skjema eller benytter deg av innloggede tjenester vil dine personopplysninger (for eksempel navn, e-postadresse og telefonnummer) bli registrert av Nord-Odal kommune. Informasjonen som blir sendt inn vil bli behandlet som fortrolig, så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet. 

Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende enhet i Nord-Odal kommune, og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv. Dine personopplysninger behandles i henhold til kommunens generelle personvernerklæring og interne prosedyrer for blant annet håndtering, lagring, tilgangsstyring og sletting av personopplysninger.

Innlogging – Minside

Alle pålogginger lagres. Formålet er å oppdage mislykkede påloggingsforsøk, hindre mulig «innbrudd» og å se når du sist logget seg på. Påloggingstabellen lagrer brukernavn, dato og tidspunkt, nettsted. I gitte tilfeller lagres også din IP-adresse og nettleser.
 

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post.

Alle henvendelser til oss, og svar vi gir ut, registreres i vårt journalsystem og blir publisert på våre offisielle postlister.  Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.

For mer informasjon om offentlighet og innsyn:

Møtekalender, sakslister og innsyn